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备忘录通常应包含以下一些内容：书端，收件人姓名、职务，发件人姓名、职务，保密级别(一般不保密)，文件编号，日期，备忘录标题，正文，签名和职务，撰写备忘录的人和打字员的姓名缩写，附件数量，抄送。

书端部分包括发文单位的名称、地址和发文日期(通常写在中间)。有的还写上发文单位的电报登记号、电话号码等。许多单位已将需要写的项目印在自己的专用信笺上，使用时只要填上日期和编号。有时，在书端一页中只有编号。编号除了写在标题后外，还要写在信笺的右上角发行日期的下面。但是，如果书端写了许多小项，为了节省空间，使信笺美观均衡，也可将号码写在左边，与电报号码和电话号码平行。

收件人的姓名和职务(Addresser"sName&Title)一般在备忘录中用To....表示。

发件人的姓名、职务(Sender"sName&Title)在备忘录中一般用From：.表示。保密级别一般分为三类。Top Secret、Secret、Confidential，一般备忘录没有保密性，这一项可以省略。备忘录的标题(Subject)概括了备忘录的主要内容，一般使用名词短语。如果备忘录的内容是对其他的回复，也可用Re: ...表示。

正文(Body)是备忘录的主要部分，应写得简明准确。首先，应该直奔主题，列出最重要的信息，然后你可以具体说明主题、情况，提出意见和建议等。最后，可以根据具体的情况，聚焦于主题或表达你的愿望或感谢。需要注意的是，备忘录不需要在结尾处签名。注意在主题行和正文之间应留出两行空间，段落之间应留出一行空间。